Les charges récupérables : liste limitative, provisions, régularisation et justificatifs — le guide 2026

C'est l'un des postes les plus contestés de la relation locative, et l'un des plus mal maîtrisés des deux côtés. Un bailleur qui refacture une charge non récupérable s'expose à devoir la rembourser ; un locataire qui refuse en bloc une régularisation régulière s'expose à une procédure. Entre les deux, une règle simple mais souvent ignorée : la liste des charges récupérables est limitative. Ce qui n'y figure pas ne se refacture pas — quelle que soit la rédaction du bail. Ce guide expose le cadre applicable en 2026 : les textes, la liste, le mécanisme des provisions, la régularisation annuelle, les justificatifs et les délais de contestation.

1. Le cadre juridique : deux textes, et un seul principe

Le régime repose sur deux textes complémentaires :

• l'article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, qui pose le principe : « les charges récupérables, sommes accessoires au loyer principal, sont exigibles sur justification » ;
• le décret n° 87-713 du 26 août 1987, qui fixe la liste limitative des charges récupérables et des prestations qui peuvent être mises à la charge du locataire.

Deux conséquences pratiques découlent de cette architecture.

Première conséquence : le bail ne peut pas élargir la liste. Une clause qui met à la charge du locataire les honoraires du syndic ou la prime d'assurance de l'immeuble est réputée non écrite, même signée de bonne foi par les deux parties. Le caractère limitatif de la liste est d'ordre public.

Seconde conséquence : « sur justification ». Une charge n'est pas due parce qu'elle est prévue au bail, elle est due parce qu'elle est justifiée. C'est le fondement du droit de consultation des pièces, sur lequel nous revenons plus bas.

2. Ce que le bailleur peut récupérer

Le décret de 1987 organise les charges récupérables autour de grandes familles. Les principales, dans le parc d'habitation ordinaire :

Eau et énergie

• Eau froide consommée par le locataire et dans les parties communes ;
• Eau chaude et chauffage collectifs : combustible ou fourniture d'énergie, exploitation et entretien courant des installations ;
• électricité des parties communes.

Ascenseur et monte-charge

• électricité de fonctionnement ;
• exploitation, entretien courant, menues réparations de la cabine, visites périodiques.

Parties communes intérieures

• produits d'entretien, matériel, électricité ;
• entretien de la minuterie, des tapis, des vide-ordures.

Espaces extérieurs

• entretien des voies de circulation, aires de stationnement, espaces verts ;
• entretien des équipements de jeux et des aires de repos.

Personnel d'immeuble

La rémunération du gardien ou de l'employé d'immeuble est récupérable, mais sous conditions et à taux variable : la quote-part dépend des tâches réellement exercées. Le principe retenu par le décret est celui d'une récupération à 75 % lorsque le salarié assure cumulativement l'entretien des parties communes et l'élimination des déchets, et à 40 % lorsqu'il n'assure que l'une des deux missions. Un employé d'immeuble affecté uniquement au nettoyage relève d'un régime distinct.

Taxes

• la taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM), figurant sur l'avis de taxe foncière du propriétaire, est récupérable ;
• la redevance d'assainissement.

Cas particulier : les travaux d'économie d'énergie

Une contribution du locataire au partage des économies de charges est possible après certains travaux d'amélioration de la performance énergétique, mais elle obéit à un régime propre, encadré et conditionné à une information préalable. Elle ne se confond pas avec les charges récupérables ordinaires.

3. Ce qui reste à la charge du propriétaire

Par symétrie, tout ce qui relève de la propriété, de la structure ou de l'administration de l'immeuble n'est pas récupérable :

• l'assurance de l'immeuble et la responsabilité civile du propriétaire ;
• les grosses réparations au sens de l'article 606 du code civil : toiture, murs de soutènement, gros œuvre ;
• le ravalement de façade ;
• les honoraires de syndic et les frais d'administration de la copropriété ;
• le remplacement d'un équipement, par opposition à son entretien : réparer une chaudière collective est récupérable, la remplacer ne l'est pas ;
• les dépenses consécutives à un acte de vandalisme ;
• les frais de procédure et de contentieux de la copropriété.

La frontière entretien / remplacement est la source la plus fréquente de litige. La règle de lecture est celle de la nature de la dépense, pas de son montant : une menue réparation coûteuse reste récupérable, un remplacement bon marché ne l'est pas.

4. Provisions et régularisation : le mécanisme de droit commun

En location vide de résidence principale, le régime normal est celui des provisions sur charges avec régularisation annuelle. Le fonctionnement est en trois temps.

Étape 1 — La provision mensuelle

Le bailleur appelle chaque mois, avec le loyer, une provision pour charges. Son montant doit être fixé sur la base des résultats antérieurs — le dernier décompte annuel, ou le budget prévisionnel de la copropriété. Une provision volontairement sous-évaluée pour rendre l'annonce attractive n'est pas illégale en soi, mais elle prépare une régularisation douloureuse et un contentieux probable.

Étape 2 — La régularisation annuelle

La régularisation est obligatoire et annuelle. Le bailleur compare la somme des provisions encaissées aux dépenses réellement engagées :

• si les provisions dépassent les charges réelles, il rembourse le trop-perçu ;
• si les charges dépassent les provisions, il appelle le complément.

Étape 3 — Le décompte

Un mois au moins avant la régularisation, le bailleur adresse au locataire :

• le décompte par nature de charges : eau, chauffage, ascenseur, entretien, taxes, etc., poste par poste ;
• en immeuble collectif, le mode de répartition retenu entre les locataires.

Un appel de charges global, sans ventilation par nature, ne satisfait pas cette obligation.

5. Les justificatifs : six mois pour consulter

C'est le corollaire du « sur justification » de l'article 23. Pendant six mois à compter de l'envoi du décompte, le bailleur doit tenir les pièces justificatives à la disposition du locataire. Concrètement : factures, contrats d'entretien, appels de fonds du syndic, relevés de consommation, bulletins de salaire du gardien pour la quote-part récupérable.

Trois précisions utiles :

• le locataire a un droit de consultation, pas un droit à recevoir des copies : le bailleur n'est pas tenu de lui adresser l'intégralité des pièces, mais doit lui permettre de les examiner ;
• la consultation doit être offerte dans des conditions raisonnables — un rendez-vous en semaine à l'agence ou chez le bailleur est acceptable ;
• un refus de communication fragilise sérieusement la position du bailleur en cas de contentieux, puisqu'il fait tomber la condition même d'exigibilité.

6. Régularisation tardive : l'étalement sur douze mois

Un bailleur qui néglige de régulariser pendant plusieurs années ne perd pas d'un coup son droit à créance, mais il perd le bénéfice de l'exigibilité immédiate. Lorsque la régularisation n'a pas été effectuée avant le terme de l'année civile suivant celle de l'exigibilité, le locataire peut exiger un étalement du paiement sur douze mois. La demande se formule par écrit, de préférence par lettre recommandée avec accusé de réception.

C'est une protection efficace contre l'appel de charges massif présenté après trois ou quatre ans de silence — situation classique lorsqu'un bien change de gestionnaire.

7. La prescription : trois ans

Depuis la loi ALUR du 24 mars 2014, l'action en paiement des charges locatives, comme celle en répétition de charges indûment perçues, se prescrit par trois ans à compter de la date d'exigibilité de la somme. Les charges antérieures au 24 mars 2014 relevaient d'une prescription de cinq ans.

La règle joue dans les deux sens :

• un bailleur ne peut pas réclamer un arriéré de charges de 2021 en 2026 ;
• un locataire qui découvre en 2026 qu'on lui a refacturé des honoraires de syndic ne peut remonter que trois ans en arrière pour en demander le remboursement.

8. Le forfait de charges : meublé et colocation

Deux régimes dérogatoires permettent de remplacer les provisions par un forfait de charges.

En location meublée

Le bail peut prévoir un forfait plutôt que des provisions. Le forfait est alors versé simultanément au loyer, son montant doit être fixé au regard des montants exigibles chez le précédent locataire ou du budget prévisionnel, et il ne peut être manifestement disproportionné par rapport aux charges réelles. Contrepartie essentielle : le forfait n'est pas régularisable. Le bailleur ne peut pas réclamer de complément si les charges dépassent le forfait ; le locataire ne peut pas exiger de remboursement dans le cas inverse. Les règles générales du bail meublé sont détaillées dans notre guide de la location meublée.

En colocation

Le forfait est également admis en colocation, dans des conditions comparables : montant non manifestement disproportionné, versement simultané au loyer, absence de régularisation. Le choix entre forfait et provisions se combine avec celui du bail — unique ou multiple — dont les implications sont exposées dans notre guide de la colocation.

Le forfait simplifie la gestion mais transfère un risque : c'est un pari sur la stabilité des charges, dans un contexte où le coût de l'énergie collective est tout sauf stable.

9. Contester une régularisation : la marche à suivre

Côté locataire, la démarche se conduit en quatre temps.

1. Demander le décompte par nature de charges s'il n'a pas été fourni. Un appel global n'est pas régulier.
2. Demander à consulter les justificatifs, dans le délai de six mois suivant l'envoi du décompte. Formuler la demande par écrit et en conserver la trace.
3. Identifier les postes non récupérables en confrontant le décompte à la liste du décret de 1987 : honoraires de syndic, assurance de l'immeuble, ravalement, remplacement d'équipement, gros travaux.
4. Contester par lettre recommandée, poste par poste, en chiffrant. À défaut d'accord, la commission départementale de conciliation peut être saisie gratuitement avant toute action judiciaire.

Côté bailleur, la meilleure prévention est documentaire : conserver systématiquement les appels de fonds du syndic et les factures, régulariser dans l'année, et fournir un décompte lisible. Un bailleur qui délègue la gestion doit vérifier que son mandataire assure effectivement la régularisation annuelle — c'est l'un des points de contrôle à intégrer dans le suivi d'un mandat de gestion locative.

10. Charges et fin de bail : ne pas confondre deux mécanismes

À la sortie du locataire, deux opérations distinctes se croisent souvent, au prix d'une confusion fréquente :

• la restitution du dépôt de garantie, qui obéit à ses propres délais et permet des retenues pour dégradations dûment justifiées ;
• la régularisation des charges de la dernière période d'occupation, qui n'est souvent connue qu'après l'approbation des comptes de la copropriété.

Le bailleur peut conserver une provision sur le dépôt de garantie dans l'attente de l'arrêté annuel des comptes, dans une limite encadrée, à charge de solder ensuite. Les règles applicables — montants, délais et recours — sont détaillées dans notre guide du dépôt de garantie locatif.

Ce qu'il faut retenir

1. La liste est limitative. Le décret du 26 août 1987 fixe ce qui est récupérable ; le bail ne peut rien y ajouter.
2. Les charges sont exigibles sur justification, pas sur clause contractuelle.
3. La régularisation annuelle est obligatoire, avec décompte par nature de charges communiqué un mois avant.
4. Six mois pour consulter les justificatifs après l'envoi du décompte.
5. Trois ans de prescription, dans les deux sens.
6. Douze mois d'étalement peuvent être exigés si la régularisation intervient trop tard.
7. Le forfait, réservé au meublé et à la colocation, n'est jamais régularisable.

Sources

• Service-public.gouv.fr — Charges payées par le locataire (charges locatives ou charges récupérables)
• Institut national de la consommation — Les charges locatives ou charges récupérables
• Légifrance — Décret n° 87-713 du 26 août 1987 fixant la liste des charges récupérables
• Légifrance — Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs (article 23)
• Service-public.gouv.fr — Le salaire du concierge, gardien ou employé fait-il partie des charges locatives ?
• ANIL — Agence nationale pour l'information sur le logement

Photo : Ivan Baton — Unsplash — boîtes aux lettres numérotées dans le hall d'un immeuble